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Escrito por Redação - Gerência Efetiva
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Delegar é uma habilidade importante para a gestão. Delegar de modo efetiva poupa tempo, desenvolve e motiva os funcionários e ajuda a identificar potenciais substitutos. É uma forma de fazer com que a equipe “cresça” no trabalho, através de um aumento gradual de responsabilidades e da vivencia de importantes experiências. Por outro lado, delegar de modo inadequado pode resultar em frustração, confusão, desmotivação, além de desperdiçar tempo e dinheiro.
- Definir a tarefa – antes de delegar é essencial definir os requisitos da tarefa e qual resultado é esperado. Note que delegar não significar transferir responsabilidade. Transferência de responsabilidade não existe. Apesar de outro membro da equipe realizar a tarefa, a responsabilidade sobre ela ainda é sua. Tenha isto em mente sempre.
- Selecionar quem receberá a tarefa – definir as razões de delegar a tarefa a um colaborador específico. Pergunte-se se a delegação permitirá que você tenha mais disponibilidade para seus objetivos específicos e se o colaborador que receberá a delegação irá ter um aprendizado profissional.
- Avaliar necessidades de habilidades e treinamento – a pessoa que receberá a tarefa é capaz de concluí-la? É preciso instruí-la de alguma forma?
- Esclarecer o entendimento – uma vez que os detalhes da tarefa forem repassados, esclarecer o entendimento é importante para garantir que os resultados batem com as expectativas. Não assuma o entendimento. Questione e se assegure do entendimento.
- Considerar os recursos adequados – certas tarefas requerem pessoas, equipamentos, orçamentos, materiais diversos ou que algumas premissas sejam satisfeitas.
- Acordar prazos – quando a tarefa deve estar concluída? O prazo deve ser estabelecido logo no início do processo, de modo a evitar qualquer mal entendido relativo à conclusão. Caso a tarefa necessite de um prazo extenso (digamos, maior que uma semana), convém acordar também datas para que um relato de progresso seja feito. Lembre-se que estabelecer prazo significa acordar uma data e hora para a conclusão. Estabelecer apenas data pode dar margem a problemas (terminar no dia significa no início ou no fim do expediente?).
- Comunicação e suporte – estes elementos são críticos no processo. Quem delega deve estar acessível caso seja necessário esclarecer aspectos específicos da tarefa delegada. É também importante comunicar quaisquer eventuais alterações que surjam ou que venham a ser necessárias.
- Dar feedback – deixa o colaborador informado sobre o desempenho dele na tarefa e se ele está no caminho correto para atingir os objetivos. Caso os resultados preliminares estejam for a de sua expectativa, deixe claro os porquês. Lembre-se que você ainda é o responsável pela atividade que está sendo delegada.
Para concluir, é fácil ver que delegar não é só dizer a alguém o que fazer e como fazer, mas em capacitar e proporcionar crescimento profissional, além de focar a efetividade dos seus próprios resultados.
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